Выпадающий список в программе Microsoft Excel полезная опция, позволяющая сэкономить время. Также такой список позволяет избежать ошибок и опечаток, так как все выпадающие значения будут вставляться автоматически и будут одинаковыми. Рассмотрим по шагам как создать такой выпадающий список.
В качестве примера возьмем таблицу со списком отделов компании. В этом случае при добавлении нового сотрудника нам не придется каждый раз вводить название отдела. Достаточно будет выбрать один из отделов в списке.
Выпадающий список из данных с другого листа Excel
Для начала создадим список фамилий сотрудников, для которых нам надо указать отдел. В ячейки второго столбца необходимо указать отдел.
ШАГ 1. Создаем отдельный лист, на котором будет находиться список отделов, который будет выпадать.
Переименуем этот новый лист, нажав правой кнопкой мыши на его названии. Далее на «Переименовать» и указываем нужное название. В данном случае это список отделов. Лист лучше переименовать, чтобы в дальнейшем было легче ориентироваться и быстрее находить нужный лист при необходимости корректировки выпадающего списка в дальнейшем.
ШАГ 2. Создать список. Просто вносим необходимые нам данные по порядку. Если список получился большой, то можно использовать поиск.
ШАГ 3. Создаем выпадающий список. Для этого возвращаемся на первоначальную вкладку и выделяем ячейки, в которых должен находиться список. В верхнем меню переходим на вкладу «Данные». Далее «Проверка данных» в выпадающем меню.
В появившемся окне выбираем Тип данных — «Список».
В поле «Источник» нажимаем на стрелочку вверх.
Окно сжимается, а мы переходим на вкладку с нашим списком и выделяем ячейки, которые должны содержаться в списке. После этого нажимаем на стрелочку Вниз.
В вернувшемся окне нажимаем «ОК».
Всё, список создан. Рядом с ячейками, в которых должен быть выпадающий список, должна появится стрелочка. Нажав на стрелочку можно увидеть наш список.
Добавление ячеек с выпадающим списком
Если нам необходимо сделать так, чтобы этот же список выпадал в других ячейках ниже, то надо поставить курсор в последнюю ячейки и потянуть маленький квадрат вниз, зажав левую кнопку мыши. Таким образом список продублируется и будет раскрываться в этих ячейках.
Добавление данных в уже созданный выпадающий список
Если список уже создан, но нам необходимо добавить в него какие-либо дополнительное значение (в нашем случае еще один отдел к списку).
ШАГ 1. Переходим на вкладку со списком и добавляем новое значение снизу.
ШАГ 2. Возвращаемся на вкладку со списком и выделяем ячейки, в которые нужно добавить значение. Переходим на вкладку «Данные» в верхнем меню и далее в «Проверку данных».
ШАГ 3. В открывшемся окне нажимаем на стрелочку Вверх.
Выделяем весь список, включая добавленные значения и нажимаем стрелочку Вниз и нажимаем «ОК».
ШАГ 4. Проверяем, что новое значение появилось в выпадающем списке.
Создание списка на одном листе
Если список будет небольшой и корректировать его в дальнейшем не потребуется, то можно создать его не используя дополнительные листы в файле Excel.
ШАГ 1. Для этого выделяем ячейки в которых нам нужно создать список, переходим на вкладку «Данные» в верхнем меню, а затем к «Проверке данных».
ШАГ 2. В типе данных выбираем «Список».
ШАГ 3. В поле источник вводим все значения, которые должны быть в выпадающем списке. После каждого значения ставим точку с запятой «;». Нажимаем «ОК».
Проверяем. Все данные, введенные через точку с запятой появились в списке.
Так создается выпадающий список на одном листе. Однако надо понимать, что такой метод подойдет в случае, если список будет небольшой. Вводить большое количество переменных через точку с запятой не очень удобно и долго. Однако если надо ввести всего несколько значений, то это оптимальный способ. В этом случае не придется использовать дополнительные вкладки в файле.
Теперь вы знаете как создать выпадающий список. Это довольно просто, а использование очень удобно. Если говорить о списках, то на нашем сайте также можно найти статью о том, как сделать сортировку списка по алфавиту в Microsoft Word.